Como identificar os erros mais frequentes no SPED?

Conheça as atualizações para o SPED Fiscal 2023

A Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal/EFD), é o processo de escrituração digital da Receita Federal, por meio do qual os contribuintes enviam as informações sobre a apuração de ICMS e IPI, especialmente comércios e indústrias, segmentos tributados por esses dois impostos.

 

Ou seja, com o Sped Fiscal, não há mais a necessidade do envio de  diversas obrigações, uma facilidade para as empresas e para o governo, com a diminuição de burocracia.


Mas, apesar dessas facilidades operacionais, há erros frequentes no SPED que precisam ser evitados para não ter problemas e sanções junto à Receita. Por exemplo, o envio dos dados deve ser feito todo mês  a partir do 10º dia, do mês subsequente,  de acordo com o estado, com as informações relativas ao mês anterior.

 

A entrega é relacionada à Nota Fiscal Eletrônica, mas também outros documentos fazem parte como a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica, o Cupom Fiscal Eletrônico (CE e SC) e o SAT (SP) gerada no momento da venda de produtos para clientes pessoa física.

Arquivos que compõem o SPED(Sistema Público de Escrituração Digital)

Vários arquivos compõem o SPED. Os principais são:



  • ECD (Escrituração Contábil Digital); 
  • ECF (Escrituração Contábil Fiscal); 
  • EFD-Contribuições (Escrituração Fiscal Digital – PIS e COFINS);
  • EFD ICMS IPI (Escrituração Fiscal Digital-ICMS IPI); 
  • EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais);
  • e-Financeira;
  • eSocial.

Erros mais frequentes no SPED Fiscal

Para evitar problemas e sanções junto à Receita, é fundamental conhecer os erros mais frequentes no SPED Fiscal para preveni-los e evitá-los, já que alguns deles ocorrem por mera falta de atenção. Um dos exemplos é quanto a atualização da tabela NCM.

 

A tabela de Nomenclatura Comum do Mercosul sofre atualizações constantemente. Por isso, é muito importante estar atento a essas alterações para não haver erros na validação dos arquivos.

 

Além disso, um dos erros mais frequentes no SPED Fiscal está na totalização das  Notas Fiscais. Isso exige máxima atenção para evitar inconsistências.

 

Outro erro comum são inconsistências entre os dados das NF-e e no SPED Fiscal, gerados também por falta de atenção no momento dos cálculos e preenchimentos.

 

Erros na sequência das NF-e também são frequentes no SPED Fiscal, gerado, muitas vezes, por considerar notas que acabaram sendo canceladas e/ou inutilizadas.



Esquecer de cadastrar o fator de conversão também é um dos erros mais frequentes no SPED Fiscal. Se você compra determinado produto com uma unidade de medida e o vende com outra, precisa cadastrar o fator de conversão para não haver divergência no estoque (que será apresentado no Bloco K) Para isso, é preciso cadastrar o item que você comprou no Registro 0220 e a unidade que vendeu no Registro 0200, fazendo com que o primeiro registro transmita os fatores de conversão ao segundo.

Apresentação de todos os blocos na sequência original

Não apresentar todos os blocos na sequência original também consiste em um dos erros que mais ocorrem no SPED Fiscal. Isso porque os blocos têm um registro de abertura, com dados de informações e de encerramento.

 

Os blocos têm de ser apresentados na sequência original e, para isso, realizam as operações como se tivessem dados a transmitir. Ou seja, é preciso somente apresentar o registro de abertura e o de encerramento normalmente.


Agora, de todos os erros mais frequentes no SPED Fiscal, não ter um sistema de gestão de documentos fiscais é o que pode trazer consequências mais severas. Afinal, são muitas informações a serem organizadas e um erro pode trazer sérios problemas.

 

Com um sistema eficaz, é possível criar um ambiente que considere todas as possibilidades de tributação, trocar ações manuais por processos automatizados, além de ter uma segurança muito maior, reduzindo riscos.

 

De um modo ou outro, os erros mais frequentes no SPED Fiscal estão ligados à complexidade da documentação a ser entregue e à falta de atenção nos processos.

 

O caminho para se evitar esses erros passa, invariavelmente, por uma gestão mais eficiente, com profissionais qualificados e um bom sistema de retaguarda. Não dar atenção a essas questões pode trazer sérios problemas à sua empresa, como bloqueio da inscrição estadual e autuações fiscais.

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