Por que investir em ferramentas digitais na área fiscal?

O setor tributário está vivendo uma nova realidade: o uso de ferramentas digitais na área fiscal impôs mais velocidade e um cuidado maior na análise de dados e transações tributárias, transformando a forma de trabalho dos profissionais da área e gerando mais eficiência aos processos para garantir o compliance fiscal das empresas.

Com esse novo momento, a tecnologia tem ganhado destaque, já que ela auxilia na criação de ferramentas de trabalho que ajudam os profissionais da área fiscal e tributária a lidar com um volume cada vez maior de dados. Tudo isso com mais rapidez, precisão e governança.

A inteligência artificial e a automação robótica de processos, por exemplo, são instrumentos digitais que ajudam as empresas a serem mais eficazes, além de evitar retrabalhos de cálculos desnecessários e os seus respectivos custos. Entretanto, isso também exige algumas novas habilidades dos colaboradores.



Neste artigo, veja os benefícios que as ferramentas digitais na área fiscal podem trazer para as empresas e porque o investimento nessas plataformas é tão importante. Confira!

Quais benefícios as ferramentas digitais na área fiscal trazem para as empresas?

A complexidade do Sistema Tributário Nacional já não é mais uma novidade para ninguém. É comum, inclusive, encontrarmos diversas reclamações no mercado sobre a alta carga tributária incidente sobre as operações das empresas no país. 

Entretanto, vale refletir: será que as companhias sabem se os seus produtos estão sendo realmente tributados corretamente?

De acordo com o relatório anual Doing Business 2020, apurado pelo Banco Mundial, o Brasil ocupa, atualmente, a 124ª posição entre 190 países na oferta de ambiente de negócios favorável ao empreendedorismo.

A pior classificação fica com o seguinte quesito: burocracia do sistema tributário. Ou seja, as ferramentas digitais na área fiscal se tornaram praticamente essenciais para que as empresas possam ser mais ágeis e competitivas para atender as solicitações de mercado e cumprir as obrigações fiscais.

Com uma média de 1,92 alterações por hora no país, segundo dados divulgados pelo Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), as normas fiscais e tributárias estão ficando cada vez mais complicadas de serem acompanhadas, o que aumenta a chance de erros na companhia e, consequentemente, de multas.

E é justamente nesse sentido que a tecnologia se mostra tão importante. Um bom exemplo é uma ferramenta que realiza auditoria nos arquivos eletrônicos (como XML e SPED) para extrair informações ricas e apontar divergências na tributação do ICMS, IPI, PIS/COFINS e, especialmente, do ICMS/SP, apoiando não apenas iniciativas do compliance, mas também os aspectos lucrativos do negócio.

Ao aplicar as tecnologias fiscais, as companhias podem colher diversos benefícios em seus processos no cotidiano. Alguns deles são:

• redução de procedimentos e etapas de processos;
• redução do risco fiscal;
• redução de custos;
• aumento na qualidade e na velocidade da informação obtida;
• aumento da produtividade da equipe; 
• manutenção e melhoria do compliance fiscal; 
• mais retorno sobre investimento no setor.



Portanto, ao contrário do que muitos imaginam, a tecnologia não chegou para substituir as atividades realizadas pelas equipes, mas sim para tirar atividades morosas e exaustivas que demandam muito tempo e afetam a produtividade, destinando-as a softwares e soluções modernas que potencializam os negócios como um todo.

Por que o investimento em ferramentas digitais é importante para o compliance fiscal?

Abaixo acompanhe algumas funcionalidades das soluções oferecidas com a utilização de ferramentas digitais na área fiscal para o compliance:



• Identificação de riscos estratégicos e operacionais por meio da coleta e da análise eficiente de dados e de informações sensíveis.
• Diminuição das falhas nos sistemas internos e externos que possam representar riscos, permitindo um maior controle operacional.
• Evitar erros operacionais, sejam eles intencionais ou não, por meio da automatização de processos, inclusive de monitoramento e controle.
• Controle e bloqueio de dispositivos, sites, softwares e aplicativos utilizados na empresa e que possam representar algum risco na proteção de informações sensíveis e confidenciais.
• Maior segurança na coleta de dados por meio de ferramentas tecnológicas mais eficientes e que possam analisar os dados de maneira ágil e estratégica.
  

Tendências tecnológicas para a área fiscal

Como você já viu, a área fiscal tem se transformado rapidamente nos últimos anos. E grande parte das mudanças estão ligadas à automação e à otimização de processos que as novas tecnologias oferecem. Por isso, conhecer e incorporar as tendências tecnológicas se tornou uma grande oportunidade para as empresas.



Diante de tantas novas ferramentas digitais na área fiscal, também pode ser comum encontrar dificuldade para definir quais são as soluções mais adequadas para as empresas. Pensando nisso, listamos algumas das principais tendências tecnológicas e as suas vantagens. Confira:

Automação precisa

Já que o cenário é cada vez mais competitivo, as empresas estão sempre buscando soluções rápidas e eficazes. Para isso, é necessário reduzir ao máximo os processos manuais para economizar tempo e reduzir os erros.

Hoje já é possível automatizar tarefas que tradicionalmente são difíceis de substituir. E esse processo é fruto de diferentes tecnologias, como big data e inteligência artificial, que permitem que as ferramentas efetuem análises de dados e identifiquem tendências para que a empresa tome decisões assertivas baseadas nas informações obtidas.



Conforme a precisão aumenta e atinge o nível em que os profissionais da área fiscal precisam para executar as atividades adequadamente, os processos manuais, como entrada de dados, análise e fluxo de trabalho, são ótimos candidatos à automação.

Modernização tributária e governos digitais

Assim como todos os outros setores, os governos também podem encontrar algumas boas ferramentas entre as tecnologias digitais atuais para aprimorar o relacionamento com o contribuinte e aumentar a arrecadação. Com isso, há também uma facilitação para as empresas, que podem automatizar uma série de atividades, como a entrega de obrigações acessórias, por exemplo.



Por outro lado, o poder de fiscalização também é ampliado com o governo incorporando as tendências tecnológicas. Isso significa que as companhias precisam ser mais precisas na execução de seus processos para não gerar inconsistências e para não aumentar a exposição fiscal.

Sistema ERP

Sim, os sistemas ERP não são nenhuma novidade, mas essas poderosas ferramentas de gestão foram consideradas por muito tempo como um privilégio das empresas de grande porte devido ao seu custo.

Isso mudou com o surgimento e a popularização do conceito de software como serviço (SaaS, na sigla em inglês). Ou seja, o ERP agora é também uma aplicação web gerenciada pelo provedor de serviço.



Então, o custo para o uso da aplicação reduz bastante, já que as empresas não precisam se preocupar em fornecer infraestrutura local, comprar licenças ou pagar por atualizações. Este novo modelo tornou as ferramentas acessíveis para as companhias de todos os tamanhos, gerando uma melhora significativa nos processos da área fiscal.

Computação em nuvem

A computação em nuvem pode ser considerada a grande responsável pela revolução tecnológica que vem beneficiando milhares de empresas, afinal, ela é a base para todas as tendências citadas anteriormente e ainda garante diversos outros benefícios.

O trabalho colaborativo, por exemplo, é bem facilitado pela nuvem, que permite que vários membros da equipe fiscal trabalhem simultaneamente em um mesmo documento. 

Ela também é a melhor solução para armazenamento e backup de dados, permitindo que a área fiscal resguarde os documentos de forma segura, pelo tempo que a lei determina, evitando o risco de multas.



E na sua empresa, as ferramentas digitais na área fiscal já estão fazendo a diferença?